Utiliser un logiciel permet de faciliter la réalisation de certaines tâches et surtout de gagner un temps précieux, grâce à l’automatisation. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle les outils comptables sont actuellement en plein essor. En effet, ils peuvent aider au suivi financier et à la gestion de l’entreprise. D’ailleurs, certains éditeurs proposent des versions ultra-pointues qui intègrent un large éventail de fonctionnalités très utiles. Sachez d’ailleurs que le suivi comptable est essentiel pour les dirigeants et fait même partie des obligations fiscales. Pour vous aider à bien utiliser ces logiciels, découvrez ces quelques indications.
Les étapes pour bien débuter avec un logiciel comptable
Cet outil pourra réaliser automatiquement certaines tâches sur la base des paramètres et des données insérés par son utilisateur. Dans ce cadre, toutes erreurs d’intégration engendreront des résultats faussés. Il est ainsi d’abord essentiel de réaliser un paramétrage correct pour pouvoir exploiter tout le potentiel du logiciel. En particulier, il est nécessaire de compléter toutes les données concernant l’entreprise et son fonctionnement. Cela concerne notamment sa dénomination sociale, son n° Siret, son régime de TVA, les taux des taxes applicables sur les bénéfices, les périodes d’exercice comptable… De plus, en fonction de la hiérarchie des utilisateurs, il peut également être nécessaire de créer des profils ayant des droits d’accès spécifiques.
Pour une meilleure gestion de l’entreprise, vous pouvez utiliser le logiciel Oxygene de Memsoft permettant de centraliser des comptes de clients, de fournisseurs et de collaborateurs, dans des comptes généraux. De plus, il ne faut pas oublier d’autoriser la création de journaux auxiliaires où seront enregistrés tous les mouvements financiers. Cela permettra à l’outil de classer distinctement chaque mouvement en fonction de sa catégorie pour vous offrir une meilleure vue d’ensemble. Ainsi, vous aurez un journal dédié aux ventes, aux achats, aux opérations bancaires, aux créances… D’ailleurs, pour sécuriser les données, il est primordial de définir une fréquence de sauvegarde automatique.
Exploiter tout le potentiel de l’outil comptable
Pour vous permettre de gagner encore plus de temps et d’éviter au maximum les erreurs, certaines automatisations s’avèrent être précieuses. En particulier, certains logiciels de comptabilité supportent l’intégration automatique des données. Ces dernières peuvent notamment provenir d’un autre outil dédié à la facturation et à la gestion commerciale. Vous pouvez également utiliser ces logiciels pour intégrer systématiquement la TVA et pour faire un rapprochement bancaire entre les opérations.
Pour accélérer l’enregistrement des données, il est également conseillé de spécifier des modèles de saisie. Cela permet ainsi de réduire le nombre de mouvements qui devront être intégrés manuellement. D’ailleurs, les modèles peuvent être facilement déclinés en fonction du type de compte, que ce soit celui d’un fournisseur ou d’un client. Cela vous permettra par exemple de réaliser rapidement les bilans. D’autre part, vous pouvez aussi activer le calcul automatique des montants HTTC en spécifiant le taux de TVA applicable pour tous les montants TTC saisis.
En dernier lieu, sachez que même si vous utilisez un logiciel comptable, vous êtes tenu par la loi de consigner tous les mouvements financiers dans les documents appelés journal et grand livre comptable. De plus, vous devez également conserver toutes les pièces justificatives de chaque opération pendant un délai de 10 ans.
